Organizacja pracy w firmie – jak standardem uczynić 120% normy?
Styl życia 3 lutego 2017 Krzysztof Sadecki
Sprawna firma to dobrze zorganizowana firma. Zasada Pareto obrazuje założenie, że 80% naszej działalności przyniesie tylko 20% korzyści. Ważne jest, żeby jak najlepiej wykorzystać te 20% i wycisnąć z nich 80% efektywności. Organizacja pracy w firmie oparta jest na relacjach panujących między pracownikami niezależnie od szczebla kariery, na którym się znajdują. Kluczem do sukcesu jest posiadanie dobrej kadry zarządzającej w naszej firmie, nie należy bowi
em zakładać, że pracownicy sami z siebie będą dążyć do zwiększenia swojej wydajności i efektywności pracy. Dobry menadżer powinien stawiać zrozumiałe cele i efektywnie je egzekwować. Istotne jest, aby poprawnie interpretować postępy realizacji obranych celów, oraz wyciągnąć odpowiednie wnioski i nie bać się konsekwencji. Brak konsekwencji w działaniach może doprowadzić do zachwiania całego mechanizmu firmy i obniżenia efektywności. Ważnym etapem jest zbudowanie odpowiedniej struktury dla naszego podmiotu. Bez ułożonej hierarchii będzie panował chaos.
Tworzenie struktury firmy (hierarchia) – podstawy
Struktura hierarchii jest to układ, który ma za zadanie określać sposób, w jaki działa nasza firma oraz precyzować odpowiedni podział zadań i ich koordynowanie. Niezwykle popularne w ostatnich czasach są struktury dynamiczne (ad hoc). Owszem, owe techniki pozwalają sprawnie zarządzać czasem pracy, lecz czy dają nam możliwość kontroli? W dużych korporacjach owszem, w naszym biznesie, który dopiero co startuje, może okazać się problematyczne. Jak więc stworzyć właściwą strukturę organizacyjną? Na początek powinniśmy rozpisać wszelkie procesy, które odbywają się w naszej firmie. Następnie przeanalizować każdy z procesów pod względem aspektów technicznych, produkcyjnych, finansowych, księgowych i organizacyjno-kontrolnych. No i proszę, mamy zarys struktury funkcjonalnej, którą dostosujemy do potrzeb naszego biznesu. Musimy dbać o to, żeby zakres obowiązków poszczególnych jednostek czy tez pionów nie dublował się. Nie chcemy mnożyć niepotrzebnych bytów, które będą generowały nam niepotrzebne koszty. Należy również pamiętać, że planowanie strategiczne ma to do siebie, że nie może być oparte tylko i wyłącznie na kontroli i zagadnieniach księgowych. Rzeczywistość cyferkowa (księgowa) nie jest odzwierciedleniem realiów kontroli jakości pracy. Pamiętaj – to nie ilość pracowników w danym dziale wpływa na jakość pracy działu, lecz dobre rozdzielenie obowiązków dopasowanych do zakresu kompetencji. Każdy z pracowników musi znać swoje miejsce w firmie oraz zakres swoich obowiązków a wtedy możemy zacząć myśleć o sukcesie.
Budowanie systemu zarządzania. System zarządzania w naszej firmie.
Żeby pisać o systemie zarządzania, najpierw trzeba wiedzieć, co będzie zarządzane. Każda firma jest bowiem swoistą organizacją, która rządzi się prawami ustalonymi przez państwo, kulturę oraz, a może przede wszystkim, przez właścicieli i pracowników.
H. Leavitt, wybitny strateg, znawca i przedstawiciel grona naukowego zajmującego się nauką o zarządzaniu, wyróżnił 5 głównych podsystemów organizacji:
- celów oraz wartości – opisujący wizję i misję organizacji, jej role w otoczeniu bliższym i dalszym oraz strategię funkcjonowania;
- psychospołeczny – charakteryzujący uczestników organizacji, postawy, motywację, kulturę, wyznawane wartości i przekonania;
- techniczny – technologia, wiedza i umiejętności, budynki, urządzenia oraz pozostałe wyposażenie;
- struktury – przedstawiający podział zadań w organizacji, dostęp do informacji, hierarchię, formalizację, odpowiedzialność i władzę;
- zarządzania – skupiający się na koordynowaniu pozostałych podsystemów i uzgadnianiu strategii prowadzącej do sukcesu organizacji.
Znając już 5 głównych podsystemów organizacji, a w tym wypadku również naszej firmy, możemy stworzyć swój własny system zarządzania. Musimy przy tym zwrócić szczególną uwagę na strukturę organizacji, hierarchię, która ma panować, zakres kierowania działań w poszczególnych komórkach przedsiębiorstwa jak i wielkość owych komórek. Pamiętajmy – im bardziej sprecyzowane są zakresy kompetencji, tym łatwiej jest kontrolować wszelkie procesy zachodzące w firmie. Bardzo ważna jest też precyzja w konstruowaniu obszarów. Często brak klarowności powoduje konflikt i dezorganizacje związane ze złą interpretacją działań i błędnym rozdzieleniem poziomów odpowiedzialności. Pracownik, który otrzyma pewne kompetencje, powinien posiadać taki zakres informacji, dzięki któremu może prawidłowo wykonywać swoje obowiązki a jednocześnie zakres ten powinien być na tyle ograniczony, żeby podczas rozwiązania stosunku pracy pracownik nie miał kluczowych informacji, które mógłby przekazać konkurencji.
Cele i monitorowanie postępów.
Gdy zakładaliśmy nasz biznes, założyliśmy sobie zarówno cele krótkoterminowe, średnioterminowe jak i długoterminowe. Owe cele kreują zadania, które musimy zlecić odpowiednim pracownikom. Przekazanie strategii, jak i prawidłowy podział zadań i zasobów, pozwoli nam zrealizować wszystkie wcześniej wytyczone cele.
Read it in english version: http://www.businessmantoday.us/the-organization…rm-as-a-standard/
